Aunque organizar un evento particular como una boda o cualquier otra celebración requiera de mucho trabajo y planificación, lo cierto es que su complejidad no tiene nada que ver con la de los eventos corporativos. En estos últimos hay mucho en juego, hasta el punto de que puede llegar a determinar el éxito o fracaso de una empresa. Y precisamente por ello es vital que su organización sea lo mejor posible.
Pero… ¿Qué tener en cuenta para que un evento de estas características sea exitoso? Como empresa especializada en organizar toda clase de eventos, te recomendamos que visites nuestra página de contacto si lo que buscas es realizar un evento perfecto. Estaremos encantados de ayudarte en todas las fases del mismo. Y, por si no fuera suficiente, en este nuevo artículo vamos a ofrecerte 7 pasos imprescindibles que deberías seguir sí o sí en la organización de tu evento de tipo corporativo.
Eventos corporativos: 7 pasos a tener en cuenta
1. Definir objetivos y formato
En los eventos corporativos el primer paso siempre debe ser el mismo: preguntarte qué quieres conseguir con él, a qué público está dirigido y cuál es el formato adecuado para su propósito. O lo que es lo mismo, definir los objetivos y cuál es la mejor forma de desarrollar el evento en sí.
2. Buscar un ejecutor
Completado el primer paso, deberías proseguir buscando un ejecutor. Debes decidir si necesitas a una agencia que se encargue de absolutamente todo, a un proveedor de materias primas o si puedes hacerlo por tu cuenta sin la ayuda de nadie.
3. Elegir el lugar
Como ya sabrás el tipo de evento que quieres realizar, llegado a este punto deberás elegir un lugar en el que desarrollarlo. Piensa en él no solo como una ubicación, sino como un conjunto de posibilidades que puedan ayudarte incluso a cambiar el formato del evento si fuera necesario. Es importante que visites los lugares en persona y que tengas todo en cuenta, desde las reseñas que tenga hasta los precios.
4. Planificar todos los detalles
Con los tres pasos anteriores tendrás los elementos básicos que conformarán tu evento. Así que, con lo general organizado, es el momento de empezar con los detalles. Es importante que elabores un plan principal del evento, con la fecha y hora, las conferencias y actividades que se van a realizar, duraciones, lista de asistencia, materiales necesarios… Además, también deberías prestar atención a otros aspectos como los menús de comida, la señalización para el evento o las invitaciones.
5. Equipo y funciones
A la hora de organizar eventos corporativos es clave contar con un buen equipo, ya que será quien te ayude a desarrollar todo con éxito. Rodéate de personas competentes y procura asignar a cada una de ellas una función concreta.
6. El trabajo durante el evento
Una vez comience a desarrollarse el evento en sí es importante que puedas mantener los planes que has desarrollado, además de contar con personal de apoyo por si hay emergencias y tener preparadas posibles alternativas.
7. Informe y conclusiones
Desde Congresur destacamos como último paso realizar un informe y conclusiones de cómo ha ido todo una vez finalice el evento. Porque no, cuando el evento finaliza no implica que todo ha llegado a su fin para el organizador. Es importante recopilar opiniones, comprobar si se han cumplido los objetivos y extraer conclusiones de cómo ha ido el evento.
